[DOSSIER] Documents, testament, assurances, comptes… Le guide complet pour préparer son décès

Après un décès, les proches doivent souvent retrouver en quelques jours des informations accumulées tout au long d’une vie. Préparer de son vivant un dossier regroupant ses informations essentielles, ses volontés et l’emplacement de ses documents peut leur épargner beaucoup de recherches, de démarches… mais aussi de mauvaises surprises. SilverEco.fr a dressé la liste des documents à préparer avant son décès.

Il y a des dossiers que l’on prépare volontiers… et d’autres que l’on préfère repousser. Celui-ci appartient bien évidemment à la seconde catégorie. Pourtant, préparer un dossier à laisser à ses proches en cas de décès est probablement l’un des gestes les plus simples que l’on puisse faire pour leur faciliter la vie le moment venu.

Où sont les documents importants ? Existe-t-il un testament, une assurance-vie ou un contrat obsèques ? Quelles étaient ses volontés ? Quels comptes, biens, abonnements et données numériques faut-il gérer ? Ces questions auxquelles les proches ne songent pas durant la vie de la personne deviennent essentielles lorsque survient le décès d’un proche.

L’objectif, vous l’aurez compris, est de faire en sorte que les personnes qui restent sachent quoi faire, qui appeler et où chercher. Un classeur, un livret, une pochette clairement identifiée ou un espace numérique – sécurisé, idéalement – peuvent suffire. À condition qu’ils soient complets, régulièrement actualisés et, surtout, que quelqu’un sache qu’ils existent.

Commencer par l’essentiel : qui suis-je et qui faut-il appeler ?

La première page doit être la plus simple du dossier et contenir votre identité :

• nom, prénom(s) et nom de naissance
• date et lieu de naissance
• nationalité
• adresse principale et éventuelle résidence secondaire
• situation familiale
• identité d’un éventuel conjoint ou partenaire
• numéro de Sécurité sociale et numéro fiscal
  

Ajoutez les coordonnées de votre médecin traitant et de votre notaire si vous en avez un. S’il n’est pas nécessaire de réunir physiquement tous les originaux au même endroit, il est en revanche très utile d’indiquer où les trouver : dans un coffre, dans un des tiroirs du bureau, auprès de votre avocat… C’est précisément cette logique qui doit guider tout votre dossier. Vous ne devez pas forcément tout stocker au même endroit, mais permettre à vos enfants, votre partenaire, votre soeur ou encore à vos voisins de tout retrouver.

Établir la liste des personnes à prévenir en priorité

Il est possible que vos enfants pensent directement à votre famille, mais qu’en est-il d’un ami très proche dont personne à part vous ne possède pas le numéro, ou encore d’un voisin avec lequel vous entretenez une relation importante, d’un ancien conjoint ou d’une personne vivant à l’étranger ?

Préparez une liste courte des personnes à prévenir rapidement, avec :

• leur numéro de téléphone
• leur adresse mail
• en précisant leur lien avec vous.
  

Une seconde liste peut regrouper les personnes que vous souhaitez voir informées : amis, anciens collègues, associations, voisins, membres d’un club, ou encore relations professionnelles. C’est une précaution simple qui évite qu’une personne importante apprenne un décès plusieurs semaines plus tard par hasard, ou tout simplement jamais.

Faire aussi la liste des professionnels qui connaissent votre situation

Le médecin n’est pas le seul professionnel dont les coordonnées peuvent devenir indispensables. Il est ainsi conseillé d’établir la liste des professionnels suivants, avec pour chacun d’entre eux le nom de l’organisme, celui de votre interlocuteur lorsqu’il est connu, ses coordonnées et votre numéro de client ou de dossier :

• votre avocat
• votre conseiller bancaire
• votre assureur
• votre expert-comptable
• votre syndic
• votre agence immobilière
• votre caisse de retraite
• votre service d’aide à domicile
• ou encore votre société de téléassistance.

Ces derniers peuvent détenir des informations essentielles en cas de décès.

Les premières heures après le décès : donner un véritable mode d’emploi à vos proches

Dans le cas où le décès survient à domicile

Lorsqu’un décès survient à domicile, la première étape consiste à faire constater le décès par un professionnel de santé habilité afin qu’un certificat de décès soit établi. À noter qu’en présence d’une mort violente ou suspecte, la situation est différente et les forces de l’ordre doivent être alertées.

Le décès doit ensuite être déclaré à la mairie du lieu où il est survenu afin que soit établi l’acte de décès.

Seront alors utiles dans votre carnet les coordonnées du médecin – si vous ne l’avez pas déjà fait apparaître -, ainsi que l’adresse et téléphone de la mairie et de l’éventuelle entreprise de pompes funèbres connue de la famille.

Si le décès survient à l’hôpital ou en établissement

Lorsque le décès intervient à l’hôpital ou dans un EHPAD, l’établissement prend en charge la déclaration du décès auprès de l’état civil.

En ce qui concerne la famille, elle devra notamment fournir des documents et devra rapidement prendre des décisions concernant les obsèques. D’où, encore une fois, l’intérêt de pouvoir retrouver immédiatement le livret de famille, les papiers d’identité et les éventuelles volontés funéraires.

L’acte de décès : le document qui sera demandé partout

Banques, assurances, organismes sociaux, caisses de retraite, notaire… l’acte de décès accompagne une grande partie des formalités qui suivent. Il est donc utile que les proches sachent rapidement comment l’obtenir et disposent de plusieurs copies pour effectuer leurs démarches.

Obsèques : ne pas laisser sa famille deviner ce que l’on aurait voulu

C’est probablement l’un des chapitres les plus importants du dossier. Dans les heures qui suivent un décès, les proches doivent prendre des décisions particulièrement lourdes alors qu’ils sont rarement en état de le faire sereinement. Plus les volontés ont été exprimées clairement, moins ils auront à se demander ce que vous auriez voulu.

1. Inhumation ou crémation

Souhaitez-vous être inhumé ou crématisé ? La réponse doit apparaître clairement. Si vous préférez laisser le choix à votre famille, écrivez-le également. Lorsqu’une personne a exprimé ses volontés concernant ses funérailles, celles-ci doivent être respectées. Encore faut-il que l’entourage les connaisse.

2. Dire également où l’on souhaite reposer

• En cas d’inhumation, précisez si possible le cimetière souhaité et l’existence éventuelle d’une concession familiale.

• Si une concession existe, notez la commune, le cimetière, son emplacement, son numéro et les personnes qui y sont déjà inhumées.

En cas de crémation, indiquez également ce que vous souhaiteriez pour vos cendres, dans les possibilités prévues par la réglementation :

• urne déposée dans une sépulture ou un columbarium
• scellement sur un monument funéraire
• dispersion dans un espace aménagé
• ou dispersion en pleine nature, dans les conditions prévues par la loi.
  

3. Et concernant la cérémonie ?

Vous pouvez préciser si vous souhaitez une cérémonie :

• Religieuse ou civile
• Intime ou ouverte à un cercle plus large
• Avec des fleurs ou plutôt des dons à une association
• Le texte que l’on aimerait entendre
• Une chanson qui vous tient à coeur
• Une personne que l’on aimerait voir prendre la parole
• Un lieu particulier
• Une tenue
• Une préférence concernant les fleurs
• Ou encore une volonté concernant le faire-part ou la publication d’un avis de décès

Ces détails peuvent sembler accessoires. Ils ne le sont pas forcément pour ceux qui auront à organiser la cérémonie.

4. Contrat obsèques et pompes funèbres : dire ce qui existe déjà

Si vous possédez un contrat obsèques, indiquez très clairement le nom de la compagnie, le numéro de contrat, ses coordonnées, le capital prévu, les éventuelles prestations prévues et surtout l’endroit où se trouve le contrat.

Cette information mérite même de figurer parmi les premières pages du dossier.

Si vous avez demandé un devis pour une entreprise funéraire, conservez le devis et indiquez le nom de l’entreprise, ses coordonnées et le numéro du dossier. À l’inverse, indiquez si vous souhaitez que votre famille reste totalement libre de son choix.

Ne pas oublier les concessions anciennes

Une concession familiale achetée il y a plusieurs décennies peut devenir un véritable jeu de piste. Commune, cimetière, emplacement, titulaire, durée et date d’échéance lorsqu’elle est connue : consignez ces informations.

Vos papiers personnels

Les documents d’identité et d’état civil

Indiquez où se trouvent :

• Votre carte nationale d’identité
• Votre passeport
• Votre livret de famille
• Votre carte Vitale et carte de mutuelle
• Votre permis de conduire
• Ou encore votre titre de séjour si vous en avez un
  

Les documents juridiques

Contrat de mariage, convention de Pacs, jugement de divorce, donations, donation entre époux, mandat de protection future, reconnaissance de dette, statuts de société ou actes de propriété doivent également pouvoir être retrouvés.

Le dossier n’a pas vocation à remplacer ces documents mais à guider vos proches vers ces des derniers.

Testament et succession : éviter le grand jeu de piste

Avez-vous rédigé un testament ?

Une case Oui / Non peut déjà faire gagner énormément de temps.

Si la réponse est oui, indiquez :

• sa date
• le lieu où il est conservé
• les coordonnées du notaire qui le détient lorsqu’il a été confié à une étude.

Il est inutile de recopier le testament dans le livret. Lorsqu’un testament est confié à un notaire, son existence peut être enregistrée au Fichier central des dispositions de dernières volontés, le FCDDV.

Les donations effectuées de son vivant

Une succession ne commence pas nécessairement au jour du décès. Certaines opérations réalisées plusieurs années auparavant peuvent avoir une importance. Donation à un enfant, donation-partage, donation entre époux, don d’une somme importante, transmission de la nue-propriété d’un bien…

Notez les principales opérations et indiquez où se trouvent les actes correspondants.

Immobilier et patrimoine : dresser un inventaire compréhensible

L’objectif n’est pas d’établir un inventaire exhaustif de tout ce que vous possédez, mais de permettre à vos proches de retrouver rapidement votre patrimoine.

Biens immobiliers : listez tous les biens dont vous êtes propriétaire ou copropriétaire (résidence principale, résidence secondaire, appartement locatif, terrain, garage, cave, parking, parts de SCI, biens détenus à l’étranger…). Pour chacun, indiquez son adresse, son mode de détention et où se trouve le titre de propriété.

Biens de valeur : signalez l’existence de bijoux, montres, œuvres d’art, collections, métaux précieux, véhicules ou tout autre objet ayant une valeur importante. Si possible, conservez avec eux les factures, certificats d’authenticité ou quelques photographies.

Biens prêtés ou confiés : pensez également à préciser quels biens vous appartenant se trouvent chez d’autres personnes et, à l’inverse, quels objets présents chez vous ne vous appartiennent pas. Cette simple information peut éviter de nombreux malentendus lors du règlement de la succession.

Donation et succession : comment transmettre son patrimoine ?

Banque, épargne et argent : permettre à ses proches de savoir où chercher

L’essentiel n’est pas de communiquer le montant de votre patrimoine, mais de permettre à vos proches d’identifier tous les établissements auprès desquels vous détenez des comptes ou des placements.

• Banques : nom de l’établissement, agence, conseiller, comptes détenus (individuels ou joints).
• Épargne : Livret A, LDDS, LEP, PEL, CEL, PER, PEA, compte-titres, épargne salariale, comptes à terme… Indiquez l’établissement et où retrouver les documents.
• Crédits : crédits immobiliers, automobiles ou à la consommation, ainsi que les éventuelles cautions.
• Prélèvements automatiques : une liste des principales dépenses récurrentes facilitera l’identification des contrats à maintenir ou à résilier.
  

Il est inutile d’indiquer le solde de chaque compte, qui évolue constamment. En revanche, il est indispensable que vos proches sachent où chercher. À noter qu’après un décès, les comptes individuels sont bloqués par la banque, tandis que les comptes joints obéissent à des règles spécifiques.

Assurance-vie et assurances : des contrats souvent oubliés

Beaucoup de familles découvrent l’existence d’une assurance ou d’un contrat plusieurs mois après un décès. Quelques lignes dans votre dossier peuvent éviter ces recherches.

• Assurance-vie : compagnie, numéro de contrat, conseiller et emplacement des documents.
• Autres assurances : habitation, automobile, emprunteur, garantie accidents de la vie, protection juridique, dépendance, assurance décès, prévoyance employeur…
• Bénéficiaires : profitez-en pour vérifier que les bénéficiaires de vos contrats correspondent toujours à votre situation familiale.

Retraite, Sécurité sociale et aides : faciliter l’ouverture des droits

Retraite : indiquez toutes les caisses auxquelles vous avez cotisé ou qui vous versent une pension. Cette information sera notamment utile pour une éventuelle demande de pension de réversion.

Sécurité sociale et mutuelle : notez votre numéro de Sécurité sociale, votre caisse de rattachement, votre mutuelle, votre numéro d’adhérent et les coordonnées de votre organisme. Selon votre situation, vos proches pourront également avoir droit à un capital décès.

Aides à domicile : APA, aide à domicile, portage de repas, téléassistance, SSIAD, prestations financées par votre caisse de retraite… Pour chaque service, indiquez l’organisme, le numéro de dossier et le contact habituel.

Logement : toutes les informations utiles au même endroit

Votre situation : précisez si vous êtes propriétaire, locataire, usufruitier ou en indivision. Si vous êtes locataire, indiquez les coordonnées du bailleur ou de l’agence. En copropriété, ajoutez celles du syndic.

Contrats du logement :

• Électricité
• Gaz
• Eau
• Internet
• Téléphone
• Alarme ou télésurveillance
• Entretien de chaudière
• Jardinier ou autres contrats de maintenance

Pour chacun, précisez le fournisseur, la référence du contrat et où retrouver les documents.

Clés et accès : indiquez où se trouvent les doubles des clés, badges, télécommandes ou clés de cave. Pour les informations sensibles (codes d’alarme, coffre…), privilégiez une méthode permettant de les retrouver plutôt que de les inscrire directement dans le dossier.

Véhicules : ne rien oublier

Pour chaque véhicule que vous avez en votre possession (voiture, moto, camping-car, bateau…), indiquez :

• la marque et modèle
• l’immatriculation
• l’emplacement des clés et de la carte grise
• la compagnie d’assurance
• le crédit ou leasing éventuel

Si un véhicule est prêté ou utilisé régulièrement par un proche, précisez-le également.

Le patrimoine numérique

Aujourd’hui, une partie importante de notre vie est stockée derrière un écran.

Faites l’inventaire de vos comptes importants : adresse e-mail principale, autres messageries, compte Apple ou Google, cloud, réseaux sociaux, services administratifs, sites internet, noms de domaine, abonnements numériques, plateformes de photos ou encore éventuels actifs numériques.

Exprimez vos souhaits : souhaitez-vous que certains comptes soient supprimés, transformés en compte commémoratif ou que certaines données soient récupérées par vos proches ?

Mots de passe : inutile de les inscrire dans le dossier. Il est préférable d’utiliser un gestionnaire de mots de passe ou un coffre-fort numérique et d’indiquer à une personne de confiance comment accéder, le moment venu, aux informations essentielles. Pensez notamment à votre téléphone, votre ordinateur et votre messagerie principale, qui donnent souvent accès à l’ensemble de votre vie numérique.

Les abonnements, la liste à ne pas oublier

Passez en revue l’ensemble de vos dépenses récurrentes. Pour ce faire, rien de plus simple : consultez vos relevés bancaires des douze derniers mois afin d’identifier tous les prélèvements automatiques. Voici la liste des abonnements les plus courants : téléphone et Internet, télévision et plateformes de streaming, presse et magazines, musique, salle de sport, logiciels et applications, stockage cloud, antivirus, noms de domaine, télésurveillance, téléassistance, associations, clubs ou autres abonnements.

Les organismes à prévenir

Pour éviter à vos proches de rechercher chaque organisme un par un, préparez une liste avec les coordonnées et vos références client ou dossier :

• banques
• assurances
• employeur
• caisses de retraite
• mutuelle
• organismes sociaux
• bailleur ou syndic
• fournisseurs d’énergie
• opérateurs télécoms
• administrations
• associations et organismes auprès desquels vous êtes adhérent
  

Votre dossier devient ainsi une véritable feuille de route, simple à suivre dans un moment où chaque démarche peut sembler compliquée.

Où conserver ce dossier pour qu’il soit vraiment utile ?

Préparer un dossier est une chose. Encore faut-il que vos proches puissent le retrouver facilement le moment venu.

Le format papier reste une valeur sûre. Un classeur ou une pochette clairement identifiée présente un avantage majeur : il ne nécessite ni mot de passe, ni ordinateur, ni connaissances particulières. Conservez-le dans un endroit sécurisé, mais suffisamment accessible pour qu’il ne devienne pas introuvable.

Vous pouvez également prévoir une version numérique, stockée dans un espace sécurisé ou un coffre-fort numérique. Les documents les plus sensibles devront naturellement être protégés. L’idéal est souvent de combiner les deux : un dossier papier qui sert de feuille de route et une version numérique regroupant les documents importants.

Enfin, une règle est essentielle : quelqu’un doit savoir que ce dossier existe. Une personne de confiance doit connaître son emplacement ou savoir comment y accéder. Une simple phrase peut suffire : « S’il m’arrive quelque chose, tout ce dont vous aurez besoin se trouve ici ».

Un dossier à mettre à jour régulièrement

Ce dossier n’a de valeur que s’il reste à jour. Or, au fil des années, les banques changent, de nouveaux contrats sont souscrits, des abonnements disparaissent, les mots de passe évoluent et la situation familiale se transforme.

Prenez quelques minutes une fois par an pour le relire et le mettre à jour. C’est également un réflexe à adopter après chaque événement important : mariage, Pacs, divorce, naissance, décès d’un proche, déménagement, achat ou vente d’un bien immobilier, départ à la retraite, changement de banque ou de notaire…

Pensez enfin à inscrire, en première page, une mention simple comme : Dernière mise à jour : … / … / …

Vos proches sauront ainsi immédiatement si les informations qu’ils consultent sont récentes ou si certaines méritent d’être vérifiées avant d’entreprendre leurs démarches.

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